Política De Tratamiento De Datos Personales

1.INTRODUCCIÓN

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Constitución Política de Colombia en sus artículos 15 y 20 y demás normatividad aplicable en materia de protección de datos personales, el presente documento define los requisitos para el manejo y protección de la información personal procesada y/o bajo la custodia de PERCOS S.A. (en adelante “Percos S.A.” o la “Compañía”), incluyendo las bases de datos de Colaboradores, proveedores, clientes y demás terceros relacionados.

La presente política es aplicable a todas las bases de datos de la Compañía, y deberá ser observada por el personal de Percos S.A. y/o contratistas que realicen el tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía.

2.OBJETIVO

La presente Política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a todos nuestros clientes, candidatos, aliados comerciales, colaboradores, accionistas, proveedores y en general de cualquier contraparte persona natural; así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento de datos personales a través de los procedimientos de Percos S.A., para de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.

3.CAMBIO DE APLICACIÓN

Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de Percos S.A., considerada como responsable. De igual forma, en los casos en que operen como encargadas del tratamiento de datos personales.

La política está dirigida a que a todos nuestros clientes, candidatos, aliados comerciales, colaboradores, accionistas, proveedores, y en general de cualquier contraparte persona natural de la Compañía, tengan a su disposición la información necesaria y suficiente sobre el tratamiento y los fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a Percos S.A. cuando esta tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales.

Esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento por todos para todas las personas naturales o jurídicas responsables de la administración de bases de datos personales de Percos S.A., en especial las áreas que administran y de manejo de bases de datos, o datos personales, y por aquellos colaboradores y/o proveedores que reciben, atienden y dan respuesta directa o indirectamente a las peticiones, consultas y/o reclamos de información relacionadas con protección de datos personales.

4.IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Percos S.A. es una sociedad debidamente constituida según la legislación colombiana, identificada con el NIT 800205416-3, ubicada en la Carrera 19ª N° 90–13, Piso 9, Oficina 901, Edificio 90 en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. La Compañía cuenta con el portal web www.percos.com

Si tiene alguna inquietud, comentario o pregunta sobre el tratamiento de sus datos, póngase en contacto con Percos S.A. a través del correo electrónico: protecciondedatos@percos.com

5. CONCEPTOS BÁSICOS

Para una comprensión adecuada de la presente política, deberán tenerse en cuenta las siguientes definiciones:

a.Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;

b. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;

c.Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d.Dato privado: Dato que por su naturaleza intima o reservada sólo es relevante para el titular;

e.Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;

f.Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos;

g.Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;

h.Entidades Vinculadas: Son las personas jurídicas con las cuales Percos S.A. tiene a) relaciones contractuales estratégicas o comerciales y b) aquellas en las que existe participación accionaria directa o indirecta.

i. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

j. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

k. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

l. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;

m.Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;

6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales que realice Percos S.A. siempre deberá ceñirse a los siguientes principios:

a. Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.

b.Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del mismo.

c. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

d. Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplidas las finalidades, se procederá con la supresión de los datos, la cual deberá realizarse de tal forma que no puedan ser recuperados o copiados en otros medios, de esta forma se garantiza una eliminación segura.

e. Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.

f. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

g. Principio de seguridad: Cada persona vinculada con la Compañía deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

i. Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

 Al titular del dato;

 A las personas autorizadas por el titular del dato;

 A las personas autorizadas internamente en la Compañía;

 A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

j. Principio de circulación restringida: Sólo se pueden enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

 Al titular del dato;

 A las personas autorizadas por el titular del dato;

 A las personas autorizadas en la Compañía;

 A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.

k. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la confidencialidad y la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

7.DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER RECOLECTADOS

Percos S.A. podrá recolectar datos personales pertenecientes a las siguientes categorías:

a. Datos generales de identificación de la persona como: nombres, apellidos, identificación, número de identificación, estado civil, sexo.

b. Datos específicos de identificación de la persona como: firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, fecha y lugar de nacimiento, edad.

c. Datos financieros, crediticios y/o socioeconómicos.

d. Datos biométricos como: imágenes y videos.

e. Datos de ubicación relacionados con la actividad profesional o privada de la persona, como: dirección, teléfono, correo electrónico, con alcance del compañero permanente para casos de emergencia, así como personas a cargo.

f. Datos relacionados con la salud de la persona y afiliaciones al Sistema Integral de Seguridad Social.

g. Datos relacionados con la historia laboral, el nivel educativo y/o antecedentes judiciales y/o disciplinarios.

8. FINALIDADES Y ALCANCE DEL TRATAMIENTO

Percos S.A. podrá realizar el tratamiento de los datos personales para las siguientes finalidades:

Si el Titular de los Datos Personales es candidato de Percos S.A. se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido. Tendrá los siguientes fines, pero sin limitarse a:

 Cumplir con los fines del proceso de selección y/o contratación de la Compañía, evaluar su idoneidad y/o eventual contratación.

 Verificar y confirmar la veracidad de la información incluida en la hoja de vida y en cualquier otro documento o información entregada a la Compañía.

 Realizar estudios de seguridad del candidato, lo cual incluye consultar u obtener antecedentes judiciales, adelantar visitas domiciliarias, realizar el estudio de seguridad y consultar datos en centrales de información, entre otros.

 Formar parte de la base de datos de postulantes para futuras contrataciones.

 Envío de comunicaciones de procesos de selección similares a aquellos en que el titular haya participado de forma directa o por medio de un tercero.

 Cumplir con las políticas de contratación de la Compañía.

 Verificar sus antecedentes de conformidad con lo dispuesto en los programas de cumplimiento vinculantes como, por ejemplo, de prevención de delitos, de ética y de libre competencia.

 Solicitar soportes correspondientes a la hoja de vida, exámenes médicos, pruebas sicotécnicas y cualquier otro documento que sea necesario.

 La Compañía, podrá transmitir y/o transferir sus datos personales a terceros y/o proveedores con el propósito de analizar su perfil, estudios, y en general condiciones bajo las cuales podamos determinar si es posible hacerlo partícipe de la posición laboral a la que usted está aplicando actualmente.

Si el Titular de los Datos Personales es colaborador Percos S.A. tendrá los siguientes fines tales como, pero sin limitarse a:

 Administrar el recurso humano de Percos S.A. de conformidad con los términos legales y contractuales aplicables.

 Dar cumplimiento las obligaciones legales de la Compañía en su calidad de empleador, incluyendo entre otros la gestión de la nómina, prestaciones sociales, sistema integral de seguridad social, prevención de riesgos laborales, pensiones, impuestos, entre otros.

 Efectuar el control de cumplimiento de horario laboral, para lo cual se requieren los datos biométricos de los empleados.

 Efectuar actividades y/o campañas de bienestar al interior de la Compañía, para poner realizar ofrecimientos de beneficios a los colaboradores, celebraciones de cumpleaños, fechas especiales, etc.

 Recolectar información a través de fotografías de los diferentes eventos corporativos, obligaciones normativas (OEA) o campañas de bienestar realizadas por la Compañía.

 Llevar a cabo actividades de gestión de riesgos de seguridad física y digital de la Compañía empleadora a través de los dispositivos de videovigilancia y de registro biométrico dispuestos.

 Verificación en listas vinculantes y restrictivas, según programas establecidos por la Compañía.

 Adelantar procedimientos de Debida Diligencia e investigación disciplinaria en materia de gestión de riesgos legales o reputacionales, tales como fraude, posible comisión de delitos, infracciones a la libre competencia, fugas de información, o cualquier otro que defina la Compañía.

 Registrar, tramitar, procesar y almacenar la información proporcionada en las denuncias y/o consultas radicadas en el canal dedicado por la empresa para tal efecto.

 Realizar monitoreo de videograbación, por medio de cámaras de seguridad en las instalaciones de Percos S.A. con el fin de salvaguardar la integridad de los colaboradores y los bienes de la compañía.

Si el Titular de los Datos Personales es proveedor de Percos S.A., esta misma, en su rol de contratante del Titular de los datos, tratará sus datos para fines tales como, pero sin limitarse a:

 Cumplir los procesos internos de Percos S.A. en materia de administración de proveedores y contratistas.

 Cumplir las obligaciones de facturación y obligaciones regulatorias aplicables a la relación contractual entre Percos S.A. y el titular del dato.

 Dar cumplimiento a obligaciones regulatorias y/o tributarias a cargo de Percos S.A. en relación con sus negocios y operación.

 Dar cumplimiento a los protocolos de contratación de proveedores y/o contratistas.

 Gestionar cuentas de cobro, prestación de servicios.

 Llevar a cabo la consulta en listas vinculantes y restrictivas a todos sus proveedores y/o contratistas para adelantar el control y prevención de fraudes, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

 Contactar al titular de la información a través de medios electrónicos y/o telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual con Percos S.A.

 Transmitir la información a encargados nacionales o internacionales con los que se tenga una relación contractual que provean los servicios necesarios para la debida operación de la Compañía.

 Atender requerimientos de auditoría externa y de autoridades competentes.

 Realizar actividades de analítica y minería de datos con el fin de entender el comportamiento de los proveedores y sus proyecciones a nivel de ventas, productos, y demás cifras pertinentes, dentro del marco legal permitido.

 Llevar a cabo el control de proveedores de la compañía para el desarrollo de la gestión administrativa, contable y fiscal de la Compañía, en relación con pagos de facturas y cuentas cobros.

 Hacerlos participes de iniciativas de marketing sobre los productos, bienes y servicios de la Compañía, lo cual podrá incluir entre otras y sin limitarse a: invitaciones a eventos, ofrecimiento de productos y soluciones de financiación, convocatoria a actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con la Compañía.

Si el Titular de los Datos Personales es cliente de Percos S.A., los Datos Personales del Titular, la Compañía tratará sus datos para fines tales como, pero sin limitarse a:

 Gestionar toda la información que sea necesaria para el desarrollo de la actividad económica adelantada por la compañía en relación con las actividades de generación de productos, comercialización de estos, mantenimiento, control y seguimiento especializado de los productos, entre otros.

 Informar y mantener actualizados a los Titulares de la información sobre los asuntos que sean de su interés con relación a la gestión adelantada por la Compañía.

 Contactar a los clientes de Percos S.A. con el propósito de establecer relaciones comerciales en desarrollo de la actividad de la Compañía, y conocer el estado y funcionamiento de los productos adquiridos.

 Llevar a cabo el control de clientes de la compañía para el desarrollo de la gestión administrativa, contable y fiscal de Percos S.A., en relación con la emisión de facturas, cobros y reporte de pagos.

 Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como: Informar de manera directa o indirecta sobre nuevos productos; análisis de consumo; perfilamiento, trazabilidad de marca; envío de novedades, publicidad, promociones, ofertas y beneficios; programas de fidelización de clientes; investigación de mercado; generación de campañas, capacitaciones y eventos de la Compañía; y demás contacto con fines de mercadeo.

 Gestionar trámites, tales como peticiones, consultas y/o reclamos.

 Si el Titular de los Datos Personales es visitante de la compañía, tendrá las siguientes finalidades, pero sin limitarse a:

 Realizar una adecuada gestión de riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo, que permita atender de manera oportuna y adecuada emergencias que puedan afectar la integridad física de los usuarios y visitantes, además de las instalaciones y bienes de Percos S.A.

 Mejorar nuestro servicio, así como la experiencia en nuestras instalaciones.

 Cumplir con los protocolos de vigilancia, con el fin de garantizar la seguridad e integridad de los visitantes y, reducir los riesgos para los bienes de la Compañía, así como la protección de las personas que puedan encontrarse en los mismos, llevando a cabo las respectivas comprobaciones, registros y prevenciones necesarias.

 Realizar monitoreo de videograbación, por medio de cámaras de seguridad en las instalaciones de Percos S.A. con el fin de salvaguardar la integridad de los visitantes y los bienes de la Compañía.

En cualquier caso, Percos S.A. podrá realizar el tratamiento de datos personales para la ejecución de transacciones comerciales que involucren a la Compañía, como ventas, integraciones, fusiones, reorganizaciones, joint venture, liquidaciones, etc.

Conforme las finalidades indicadas anteriormente, la Compañía podrá:

a. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.

b. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información que disponga legítimamente.

c. Transmitir los datos recopilados para que sean tratados por entidades vinculadas a Percos S.A., su casa matriz o sus filiales, y/o cualquier entidad que la Compañía subcontrate para la prestación de sus servicios. Las transmisiones podrán ser nacionales e internacionales, independientemente del país y los esquemas regulatorios de protección de datos personales de cada jurisdicción. En todo caso, el tercero encargado deberá garantizar el cumplimiento de todos los principios del tratamiento, incluyendo la seguridad y confidencialidad de la información.

d. Transferir los datos recopilados para que sean tratados por entidades vinculadas a Percos S.A., su casa matriz o sus filiales, y/o a otras entidades que la Compañía requiera. Las transferencias podrán ser nacionales e internacionales, independientemente del país y los esquemas regulatorios de protección de datos personales de cada jurisdicción. En todo caso, la Compañía observará los requisitos impuestos por la Ley colombiana para las transferencias internacionales de datos personales.

9. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

Percos S.A. para el tratamiento de datos sensibles, siempre requerirá una autorización previa, expresa e informada de los titulares. Así mismo, el suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con la autorización de los padres, apoderados o representantes legales del niño, niña o adolescente.

Percos S.A. garantiza que el titular no está obligado a suministrar o autorizar el tratamiento de sus datos sensibles para las finalidades establecidas y mencionadas con anterioridad, salvo en los casos en que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización, o el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado y/o casos de urgencia médica o sanitaria.

Temas de personal (colaboradores):

• Los datos asociados al estado de salud para el desarrollo de las labores en la compañía, los de trámites ante las EPS y entidades regulatorias.

• Las huellas digitales, fotografías y/o facial que se usarán para temas de acceso y/o registro de las horas laboradas.

• Datos de ingreso para la participación en programas de bienestar, así como actividades organizacionales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).

10. COOKIES

La Compañía puede utilizar "cookies" o tecnologías similares para la recolección de Datos Personales. Percos S.A. puede utilizar cookies propias o de terceros para (i) mejorar sus servicios y su funcionamiento, así como para optimizar la experiencia de sus usuarios; (ii) elaborar información estadística; y, (iii) personalizar el contenido que ofrece a sus usuarios con base en un análisis de sus hábitos de navegación.

¿Que son las Cookies?

En Percos S.A., utilizamos cookies y tecnologías similares como píxeles, almacenamiento local y almacenamiento de sesiones (en adelante, «cookies») en este sitio web.

Las cookies son pequeños archivos de texto con información que se almacena en su ordenador, móvil o tableta. Algunas son necesarias para que pueda sacar el máximo provecho a las funciones del sitio web, mientras que otras se utilizan para mejorar su experiencia de usuario y facilitar la navegación por el sitio web.

Hay diferentes tipos de cookies. Por un lado, las cookies de sesión solo duran mientras dure su sesión en línea, esto significa que desaparecerán de su ordenador o dispositivo cuando cierre el navegador. Es la razón por la que a veces también se denominan cookies temporales. Normalmente, las cookies de sesión se utilizan para recordar lo que un usuario coloca en su carrito de compra cuando navega por un sitio web.

Por otro lado, las cookies permanentes permanecerán en su ordenador o dispositivo después de cerrar su navegador. Estos tipos de cookies caducarán según el tiempo especificado en la cookie. Puede ver la duración específica de cada cookie permanente en la sección.

¿Cómo y por qué utilizamos cookies?

Utilizamos cookies para entender cómo utiliza este sitio web, para mejorar el funcionamiento de este y para optimizar su experiencia.

Cookies necesarias

Son necesarias para el funcionamiento básico de este sitio web. Estas cookies nos permiten recordar las elecciones que ha hecho, por ejemplo, sobre lo que ha colocado en su carrito de compra. Además, se utilizan las cookies necesarias para garantizar que tiene la posibilidad de aceptar o rechazar cookies, bloquear el funcionamiento de las cookies no necesarias hasta que dé su consentimiento y recordar sus configuraciones y opciones de cookies. Las cookies necesarias también incluyen cookies estadísticas que permiten recopilar estadísticas y analizar datos de ventas que se utilizan para seguir desarrollando y mejorando el sitio web, así como nuestros servicios y productos. Los datos recopilados por Percos S.A. se utilizan para el análisis estadístico a nivel agregado y no a nivel de usuario.

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Las cookies de marketing nos permiten dirigir el marketing relevante a usted. Si desactiva estas cookies, recibirá anuncios más generales que no están adaptados a sus gustos. Las cookies de marketing nos ayudan a mejorar la eficacia de nuestras campañas y la calidad del contenido que se le presenta. Las cookies de marketing no son instaladas únicamente por Percos S.A., sino también por terceros. Cuando un servicio de terceros instala las cookies, estas también se pueden utilizar para rastrearle en otros sitios web que utilizan el mismo servicio de terceros.

Cookies de terceros

El sitio web de Percos S.A. a veces incorpora contenidos y comparte herramientas de redes sociales. Por lo tanto, estos proveedores pueden colocar cookies en el sitio web de Percos S.A. La Compañía no tiene acceso ni control sobre estas cookies o los datos que recopilan.

11. SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA:

Percos S.A. al utilizar un circuito cerrado de televisión en las instalaciones, aplica la presente Política de Tratamiento de Datos para sus colaboradores, clientes, proveedores y demás visitantes que se presenten a las mismas y cuyas imágenes sean captadas por las cámaras de videovigilancia con las que cuenta la Compañía.

Por otra parte, la implementación de este circuito cerrado se realizará de forma tal, que se respete la dignidad y demás derechos fundamentales de las personas grabadas por dicho sistema; así como, no se instalarán cámaras de videovigilancia en lugares donde la recolección de las imágenes, videos y/o fotografías, pueda afectar la imagen o la vida privada e íntima de las personas, además en las instalaciones se le indica al titular que está siendo grabado y monitoreado de acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios para las finalidades descritas en esta política de Tratamiento de Datos Personales.

Por último, las imágenes y/o videos de este circuito se conservarán por un periodo de tiempo de 90 días en las bases de datos de Percos S.A.

12. DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCERLOS

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, son derechos de los titulares de los datos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, según la legislación aplicable.

c. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la legislación.

e.

Optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por Percos S.A., relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

f. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, según lo establecido en la Ley.

g. Acceder de manera gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

El titular, sus causahabientes y/o apoderados podrán ejercer los derechos anteriormente mencionados a través de una consulta y/o reclamo, en los siguientes términos:

a. Consultas:

El Titular o sus causahabientes, podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de la compañía previa solicitud del mismo, la cual será atendida en un plazo máximo de quince (15) hábiles contados a partir de la fecha de recibo.

b. Reclamos: ´

Los titulares podrán presentar, a través de un reclamo, quejas por el incumplimiento de la presente política y/o la legislación, o podrán solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos personales. Para ello, deberán enviar un reclamo al canal de atención protecciondedatos@percos.com, el cual deberá contener la siguiente información: (i) nombre y domicilio del titular (o de quién este facultado para tal fin) o cualquier otro medio para recibir respuesta a su solicitud; (ii) documentos que acrediten la identidad del Titular o de quién esté facultado; (iii) la descripción y propósito de la consulta; (iv) de ser el caso, otros documentos o elementos que se pretendan hacer valer. Todo esto se debe realizar por medio del documento anexo “Formulario Derechos Datos Personales”, el cual se le remitirá al titular al momento de recibir el correo del reclamo.

Si el reclamo está incompleto, la Compañía requerirá al titular que subsane la información en los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo. Si

trascurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el titular no cumple con la subsanación indicada, se entenderá que desistió del reclamo.

Si el reclamo está completo, Percos S.A. deberá responder en los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción del mismo. En caso de no poder responder el reclamo en el plazo anteriormente mencionado, Percos S.A. deberá informar sobre las razones del retraso y deberá indicar un nuevo plazo para dar respuesta, el cual no podrá exceder ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término. Si la persona de Compañía que recibe el reclamo no es competente para atenderlo, se le dará traslado a quién corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se le informará sobre dicha situación al interesado.

Adicionalmente, para la defensa de sus derechos los titulares podrán contactar a la Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”) ubicada en la Carrera 13 No. 27-00 de Bogotá, al teléfono 018000 910165 y al correo electrónico contactenos@sic.gov.co

13. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la Compañía se encuentra en la obligación de dar cumplimiento a los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la regulación de Protección de Datos Personales, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular;

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada;

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la regulación de protección de Datos Personales;

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la regulación de protección de Datos Personales;

• Adoptar un Manual para garantizar el adecuado cumplimiento de la regulación de Protección de Datos Personales, para la atención de consultas y reclamos;

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad de la protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

• De conformidad con lo previsto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, Percos S.A. se encuentra en la obligación de dar cumplimiento a los siguientes deberes cuando obstante la calidad de Encargado de los Datos:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

•Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley de Protección de Datos Personales, Ley 1581 de 2012;

• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;

• Adoptar un Manual para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

• Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;

• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC);

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

• Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

TRANSFERENCIA Y/O TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA COMPAÑÍA

• Los datos personales autorizados de manera libre, previa, expresa, voluntaria y debidamente informada al Titular, puede ser transmitidos y/o transferidos a los Responsables y/o Encargados puestos y seleccionados por Percos S.A. ya sea en el territorio Colombiano o en el exterior, dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que se tengan con la Compañía.

• La información será transferida y/o transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con Percos S.A.

• Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, la Compañía, tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar la Política de Tratamiento de Datos Personales, bajo el entendido de que la información personal que reciba únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia del vínculo con la Compañía y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósitos o fines diferentes.

RETENCIÓN DE DATOS PERSONALES

• Percos S.A. puede almacenar tu información personal durante el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de las finalidades para los cuales se recolectó. La retención de la información personal por la compañía se determina considerando el cumplimiento de los requisitos legales (contractuales o reglamentarios) contables y elaboración de reportes de cumplimiento. Por ejemplo, para la prevención del fraude y el lavado de activos, la lucha contra la corrupción y la financiación del terrorismo.

Percos S.A. toma en consideración, igualmente, los plazos establecidos por las leyes comerciales o de privacidad de datos, así como por otras leyes pertinentes en los distintos países donde presta sus servicios.

14. RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y VIGILANCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA

Percos S.A. designó un Oficial de Protección de Datos Personales encargado de la implementación y vigilancia de la presente política. Para contactarlo, se deberá remitir una comunicación al correo electrónico protecciondedatos@percos.com.

15. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Percos S.A., sólo procesará los datos personales recolectados para los propósitos de su tratamiento, tal como se describe en la presente política. En estricta aplicación del principio de seguridad, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. De igual manera, la Compañía exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.

16. VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de marzo de 2024.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento de Datos Personales se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web: https://www.percos.com

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